Co zawrzeć w umowie o współpracę z marką - przewodnik

Od 2016 roku pracuję z kontami na Instagramie i widziałem sporo umów o współpracę z marką. Te dobre mają jedną cechę: nie zostawiają nic do domysłu. Te złe brzmią miło, a rozmywają się dokładnie tam, gdzie chodzi o pieniądze i prawa do zdjęć. Idziemy po kolei.

Krok 1. Sprawdź, kto z kim się umawia

Zacznij od stron umowy. Marka powinna mieć pełną nazwę firmy, adres i NIP. Ty podajesz swoje dane albo dane swojej działalności. Sam nick z Instagrama to za mało.

Jeśli faktura albo spór dotyczy firmy, której nie da się zidentyfikować, nie masz do kogo wystąpić. Pełne dane obu stron to pierwsza rzecz, którą sprawdzam.

Krok 2. Opisz, czego dotyczy współpraca

Przedmiot umowy to jedno-dwa zdania: co promujesz, w jakim celu i na jakim kanale. Unikaj sformułowań typu „kompleksowa promocja marki”. Takie hasło pozwala marce dopisywać Ci zadania bez końca.

Lista deliverables

To serce umowy. Zapisz dokładnie, co dostarczasz:

• liczba postów, rolek i relacji,
• format i długość (na przykład rolka, relacje w serii),
• czy materiał ma być w Twoim profilu, czy przekazujesz plik marce,
• jak długo post ma wisieć na profilu.

Przykład: umowa mówi „1 rolka i 3 relacje”. Po tygodniu marka prosi o „jeszcze jedną relację, to przecież drobiazg”. Bez zapisu o liczbie materiałów nie masz argumentu. Z zapisem odpowiadasz spokojnie: dodatkowa relacja to dodatkowa wycena.

Krok 3. Ustal terminy i harmonogram akceptacji

Zapisz datę publikacji albo przedział dat. Zapisz też, do kiedy dostarczasz wersję do akceptacji i do kiedy marka odpowiada. Brakuje najczęściej tego ostatniego. Marka milczy tydzień, a Ty tracisz termin.

Dobra praktyka: brak odpowiedzi w ustalonym czasie oznacza akceptację albo przesuwa termin publikacji bez Twojej winy. Napisz to wprost.

Krok 4. Wynagrodzenie, forma i termin płatności

Kwota, waluta, brutto czy netto, sposób płatności i termin. Wszystko w jednym miejscu. Nie podaję tu stawek, bo zależą od Twojego konta, zasięgów, zakresu i czasu użycia materiałów.

Na co uważać:

• „płatność po publikacji” bez daty,
• termin liczony od „otrzymania raportu”, który marka może przeciągać,
• brak zaliczki przy większych projektach.

Termin płatności licz od daty, na którą masz wpływ, na przykład od wystawienia faktury.

Barter w umowie

Jeśli dostajesz produkt zamiast pieniędzy, też podpisz umowę. Wpisz, co dokładnie dostajesz, jaka jest jego wartość, czy zostaje u Ciebie i co dajesz w zamian. Bez tego marka może uznać, że materiały są jej, a Ty masz tylko krem. Barter ma sens na starcie, ale zasady są te same co przy płatnej współpracy.

Krok 5. Prawa autorskie i licencja

To najczęstsza pułapka. Zdjęcia i rolki są Twoim utworem. Marka dostaje licencję, czyli pozwolenie na używanie. Sprawdź cztery rzeczy:

1. na jakich polach marka może używać materiału (Twój profil, jej profil, reklamy płatne, strona, druk),
2. na jaki okres,
3. na jakim terytorium,
4. czy licencja jest wyłączna, czy nie.

Przykład: marka chce „wszystkich praw bez ograniczeń” za jedną rolkę. To oznacza, że za rok może puścić Twoją twarz w płatnej kampanii, a Ty nie dostaniesz nic więcej. Rozsądniej: licencja na konkretne pola i określony czas, a reklamy płatne jako osobna, droższa opcja.

Krok 6. Okres wykorzystania i wyłączność

Okres wykorzystania to czas licencji. Zapisz go datą albo liczbą miesięcy. Zapis „bezterminowo” traktuj jako sygnał do negocjacji.

Wyłączność oznacza, że przez jakiś czas nie współpracujesz z konkurencją marki. Dla małego konta to poważne ograniczenie, więc:

• określ, co jest konkurencją (kategoria, a nie „podobne marki”),
• określ czas,
• ustal, że wyłączność jest osobno wyceniona.

Jeśli marka żąda szerokiej wyłączności za mały budżet, to się nie spina. Zwęź ją albo poproś o wyższe wynagrodzenie.

Krok 7. Oznaczenie reklamy

Współpraca płatna lub barterowa to materiał reklamowy i musi być jasno oznaczona. Umowa powinna mówić, kto odpowiada za oznaczenie i jak ma wyglądać, na przykład przez funkcję „płatne partnerstwo” w Instagramie albo wyraźny opis. Nie pozwól, żeby marka prosiła o ukrycie, że to reklama. To ryzyko dla Ciebie, nie dla niej.

Krok 8. Akceptacja i poprawki

Ustal, ile rund poprawek jest wliczone w cenę. Dwie to rozsądny punkt wyjścia do rozmowy, ale liczba jest do ustalenia. Zapisz też, czego poprawki mogą dotyczyć: drobne zmiany to nie przerabianie całego pomysłu od zera.

Typowy błąd: brak limitu. Wtedy marka może prosić o kolejne wersje, aż będzie zadowolona, a Ty pracujesz za tę samą kwotę.

Krok 9. Rozwiązanie umowy i kary umowne

Sprawdź, kto i kiedy może wypowiedzieć umowę oraz co dzieje się z płatnością, jeśli marka zrezygnuje, gdy materiały są już gotowe. Rozsądny zapis: za wykonaną pracę dostajesz zapłatę.

Kary umowne muszą działać w obie strony. Jeśli Ty płacisz karę za spóźnienie, marka powinna odpowiadać za opóźnioną płatność. Kara tylko dla jednej strony to czerwona flaga.

Krok 10. Poufność, wizerunek i raportowanie

Poufność jest w porządku, jeśli dotyczy warunków umowy i informacji o produkcie przed premierą. Zakaz „zachowań szkodzących wizerunkowi marki” bywa niejasny. Poproś o doprecyzowanie: chodzi o obrażanie marki czy o każdą krytyczną opinię?

Raportowanie: ustal, jakie statystyki przekazujesz (zasięg, wyświetlenia, kliknięcia), w jakiej formie i kiedy. Zapisz, że raport to zrzuty ekranu z Instagrama w określonym terminie. Zobowiązujesz się do wykonania pracy, nie do wyników sprzedaży.

Krok 11. Zlecenie, dzieło czy B2B

To forma, w jakiej się rozliczacie.

• Umowa zlecenia: starasz się wykonać usługę, liczy się staranne działanie.
• Umowa o dzieło: obiecujesz konkretny rezultat, na przykład gotową rolkę.
• B2B: współpraca między firmami, gdy prowadzisz działalność i wystawiasz fakturę.

Najważniejsze, żeby forma pasowała do tego, jak naprawdę pracujesz. Kwestie podatkowe i składki to osobny temat, którego tu nie rozstrzygam, bo zależy od Twojej sytuacji.

Krok 12. Negocjuj, nawet gdy masz małe konto

Małe konto nie znaczy braku głosu. Marka też czegoś od Ciebie chce: zaufania Twoich odbiorców. Nie musisz od razu żądać wysokiej stawki. Wystarczy, że dopilnujesz granic: zakresu, czasu licencji i terminu płatności. To są zapisy, które nic nie kosztują markę, a chronią Ciebie.

Gotowe zdania, które możesz wysłać mailem:

• „Chętnie podpiszę, proszę tylko o dopisanie liczby materiałów: 1 rolka i 3 relacje.”
• „Czy możemy wpisać okres licencji, na przykład 3 miesiące, a reklamy płatne omówić osobno?”
• „Proponuję termin płatności liczony od daty faktury. Czy to pasuje?”
• „Wyłączność chętnie rozważę, jeśli zawęzimy ją do jednej kategorii i ustalimy dla niej osobne wynagrodzenie.”
• „Dwie rundy poprawek mam wliczone, kolejne wyceniam osobno.”

Pisz spokojnie i konkretnie. Marka, która traktuje poważnie, odpowie rzeczowo. Jeśli odpowiada naciskiem albo ciszą, to też jest informacja.

Czerwone flagi przed podpisem

Zatrzymaj się, gdy widzisz:

• „prawa bez ograniczeń” i brak okresu licencji,
• płatność „kiedyś po kampanii”,
• kary tylko dla Ciebie,
• brak limitu poprawek,
• wyłączność bez wyceny,
• presję: „podpisz dzisiaj, bo kampania rusza jutro”.

Jedna flaga to powód do rozmowy. Kilka naraz to powód, by się wycofać.

Checklista do odhaczenia przed podpisem

1. Pełne dane obu stron (nazwa, adres, NIP).
2. Jedno-dwa zdania o przedmiocie współpracy, bez „kompleksowej promocji”.
3. Liczba i format materiałów oraz czas utrzymania posta na profilu.
4. Data publikacji, termin akceptacji i skutek braku odpowiedzi marki.
5. Kwota, brutto lub netto, termin płatności liczony od daty, na którą masz wpływ.
6. Przy barterze: opis produktu, jego wartość i to, co dajesz w zamian.
7. Licencja: pola użycia, okres, terytorium, wyłączna czy nie.
8. Wyłączność: kategoria konkurencji, czas i osobne wynagrodzenie.
9. Kto i jak oznacza współpracę reklamową.
10. Limit rund poprawek i ich zakres.
11. Zasady rozwiązania umowy i kary działające w obie strony.
12. Doprecyzowana poufność oraz zakres raportu ze statystykami.
13. Forma umowy: zlecenie, dzieło albo B2B, zgodna z tym, jak pracujesz.

Droga do pierwszej umowy

Najtrudniej jest z pierwszą współpracą, bo nie masz porównania. Z perspektywy programu wygląda to tak: najpierw porządkujesz konto, żeby marka od razu widziała, o czym jest, potem uczysz się rozmawiać z markami, a na końcu czytasz pierwszą umowę z checklistą w ręku. W pakiecie „6 tygodni i masz współpracę” każda kobieta, która go przejdzie, w ciągu 6 tygodni dostaje współpracę na Instagramie, która zwraca koszt pakietu. Płacisz raz, nie co miesiąc. Wysokość zarobków zależy od Twojego konta i zaangażowania, więc nie podaję tu żadnych kwot. Pokazuję, jak zacząć i jak rozumieć zasady współpracy.

Rozmowa o programie trwa 15 minut i nic nie kosztuje. Możesz na niej zapytać o negocjacje przy pierwszej umowie. Zobacz program 6 tygodni, a potem przejdź checklistą przez swoją pierwszą umowę.